После детального ознакомления с материалами на Web-сайтах этих компаний стало ясно, что проекты и продукты распадаются на два больших класса: в одних по новым технологиям обрабатываются большие потоки однородных документов (будем называть такие задачи задачами массовой обработки), а в других - по традиционным технологиям не столь большие потоки разнородных документов (будем называть это делопроизводством).
В первых случаях звучит терминология из области DMS и WorkFlow (репликация базы данных, маршрутизация, потоки работ и др.), а во втором - традиционная делопроизводственная (регистрационная карточка, резолюция, канцелярия...).
У этих двух классов задач, оказывается, даже разные критерии успешности внедрения: для массовой обработки - это уменьшение времени и повышение вероятности обработки документа (эффективность), а для делопроизводства - это чтобы по возможности все делопроизводство организации шло в рамках системы (полнота).
|
Большинство проектов компаний "Весть" и Cognitive относится к классу массовой обработки, а по количеству описанных крупных внедрений в области собственно делопроизводства среди рассмотренных компаний и организаций явно лидировали Институт развития Москвы и компания ЭОС.
Мое внимание привлекла последняя. Относительно недавно появившись на рынке (в 1994 году), ЭОС сумела внедрить свою систему "Дело-96" у ряда очень серьезных заказчиков (ЦБ РФ, администрация РАО "Газпром", Государственная дума и др.). Причем в тех местах, откуда мне удалось получить "агентурные данные", система действительно эксплуатируется, а не просто числится внедренной. Кроме того, в отличие от остальных, ЭОС занимается только автоматизацией делопроизводства, что подразумевает глубокую специализацию и способность выжить там, где большинство заказов подминается системными интеграторами. То есть система должна обладать конкурентными преимуществами, позволяющими ее внедрять независимо от сопутствующих обстоятельств - поставки оборудования, продажи базового софта, налаживания телекоммуникаций, автоматизации оперативного учета и др.
Директор фирмы ЭОС Владимир Эдуардович Баласанян охотно согласился встретиться и рассказать, что такое, собственно, автоматизация делопроизводства, добавив, что "по этому поводу существует большая путаница, и в России есть, наверное, всего несколько человек, которые могут это внятно объяснить". Ознакомившись с историей ЭОС, я понял, что если такие люди и есть, то Владимир Баласанян с полным правом может отнести себя к их числу [2].
Делопроизводство по-русски
По исследованиям российских документоведов, традиции делопроизводства в России восходят еще к допетровским временам. Громадные размеры державы и традиционно низкий уровень личной ответственности российских служащих обусловили необходимость тотального контроля за их деятельностью. Во всяком случае, такой насквозь бюрократизированной страны история не знает (за исключением разве что древнего Китая). Даже такая простая и естественная вещь, как журнал регистрации входящих и исходящих документов, является чисто российским изобретением [3].
Дальнейшее развитие традиции получили в советское время. Делопроизводство было подчинено стандартам в многочисленных ГОСТах, ведомственных инструкциях и других нормативных актах, где описаны набор реквизитов, которым должен обладать документ, правила учета, нумерации, доступа и хранения документов.
Следование этим правилам в больших организациях, имеющих дело с десятками и сотнями тысяч входящих, исходящих и внутренних документов, является жизненно необходимым. Легко представить, к чему может привести потеря одного единственного документа такой организацией, как, например, Министерство юстиции. Два года назад имел место большой скандал по поводу одного из президентских указов: так и не удалось выяснить, был ли он зарегистрирован в Минюсте, - без этого, как известно, нормативные акты недействительны.
Я не могу компетентно обсуждать, насколько хороша российская система делопроизводства. Но она уже въелась в плоть и кровь сотен тысяч действующих бюрократов и продолжает вкладываться в головы бюрократов будущих, обучающихся в соответствующих учебных заведениях. Поэтому важнейшим требованием к системе автоматизации делопроизводства является поддержка существующих нормативных актов и традиций. При этом одной из важных традиций, которые необходимо учитывать, является регулярное отступление от правил в угоду начальству или обстоятельствам.
ДЕЛО-96
Известная мне практика разработки разнообразных автоматизированных систем убедила меня в том, что в нашей стране метод проектирования, основанный на анализе бизнес-процессов компании и функциональной спецификации рабочих мест, практически не работает в силу: