СУД на базе Microsoft Exchange

C выпуском версии 5.5 пакета Microsoft Exchange Server компания Microsoft обеспечила возможность создания гораздо большего, чем раньше, числа приложений для автоматизации деловых процессов. Microsoft Exchange в его нынешнем виде превратился в "концентратор автоматизации деловых процессов" (workflow hub).

Концентратор автоматизации деловых процессов: концепция

В принципе концентратор автоматизации деловых процессов (далее просто концентратор) представляет собой законченное workflow-приложение. Он обладает полным набором функций и данных о деловом процессе, необходимых для управления и обработки данных для каждого экземпляра данного процесса. Благодаря централизации данных и процедурам их обработки (включая правила, роли, маршруты и формы) появляется возможность

• определения и управления законченным приложением автоматизации, включая такие элементы, как резервное копирование и восстановление;
• переноса приложений;
• проведения анализа эффективности процесса;
• репликации данных, используемых в процессе.

Концентратор позволяет начать, приостановить, возобновить или прекратить выполнение процесса, при этом обеспечивается контроль данных для анализа; к примеру, среднее время, необходимое для обработки заказа. При этом он является расширяемым; то есть имеются возможности изменять бизнес-логику, заложенную в правилах, ролях, маршрутах, путях, формах и представлениях информации.

Данные компании Microsoft Системы автоматизации деловых процессов на базе Microsoft Exchange Независимые производители ПО разрабатывают специальные продукты и сервисы, которые совместно с инфраструктурой работы с сообщениями и приложениями коллективного использования в Microsoft Exchange дают возможность реализовывать в организации решения по автоматизации сложных деловых процессов. Краткое представление некоторых из таких продуктов приведено ниже. Компания Keyfile Keyflow является интегрированным с Microsoft Exchange Server продуктом, который совмещает достаточно полную функциональность с легкостью в использовании. Ниже приведен краткий список его возможностей: интеграция с Microsoft Exchange; графический интерфейс; возможность присоединения документов; средства составление отчетов; использование условной и итерационной маршрутизации; возможность запуска других приложений автоматизации деловых процессов. Компания JetForm С помощью JetForm Workflow можно управлять автоматизируемыми процессами. Используя графический инструмент Workflow Builder, можно разрабатывать свои приложения, переопределять последовательность шагов, используя разработанные ранее формы, а также тестировать процессы. Язык сценариев дополняет графический инструмент разработки и дает пользователям возможность использовать интерфейс сценариев, обеспечивая тем самым гибкость правил. Основанные на ролях правила делают приложения автоматизации деловых процессов управляемыми и нечувствительными к переменам в структуре организации. JetForm Workflow также позволяет использовать параметр времени в правилах автоматической обработки информации, что особенно важно для срокозависимых задач. В комбинации с JetForm Central Pro приложения, автоматизирующие отдельные задачи, могут интегрироваться с приложениями автоматизации делового процесса. Такие действия, как печать и отсылка форм, обновление базы данных и проведение транзакций EDI, могут выполняться автоматически как определенные шаги делового процесса. Компания Reach WorkMAN® Route&Track™ - это готовое решение для пользователей Microsoft Exchange. Клиент Exchange является центром управления задач автоматизации пользователя. С помощью WorkMAN, пользователь Exchange может "перетащить" объекты с рабочего стола Windows, гипертекстовые ссылки Интернета из программы просмотра Web или выбрать публикацию в папке Exchange и начать процесс обработки одним нажатием клавиши. WorkMAN основан на архитектуре распределенных агентов, которая использует возможности электронной почты для приема и отсылки элементов процесса автоматизации и базу данных для отслеживания хода выполнения процесса автоматизации, также поддерживается работа удаленных пользователей электронной почты. WorkMAN создает в Exchange папку списка задач, давая пользователю возможность управлять всеми задачами автоматизации. Все колонки в папке списка задач (имя процесса, этап выполнения, статус задачи, статус пользователя, предмет, приоритет, необходимое действие, дата и время создания) могут быть использованы для определения вида представления списка задач. Компания StaffWare Staffware - решение по автоматизации деловых процессов, которое может поддерживать более чем 130 тыс. пользователей организации, распределенных по всему миру. Созданный для использования в большой корпорации со множеством расположенных в различных местах серверов, Staffware отвечает требованиям правительственных учреждений, а также больших корпораций в таких отраслях, как банковское дело, страховое дело, здравоохранение, образование, телекоммуникационные услуги и промышленность. Интегрированный с Microsoft BackOffice, Staffware охватывает не только аспекты совместной работы. Он также обеспечивает единое хранилище, единый интерфейс пользователя и управление каталогом для текущих деловых операций и процессов. Кроме перечисленных продуктов следует отметить и приложения, разрабатываемые отечественными компаниями. Компания OPTIMA Система OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства. OPTIMA-WorkFlow является интегрированным решением на базе программных продуктов Microsoft BackOffice, Microsoft Office 95/97 для Windows 95 и Windows NT и программных средств криптографической защиты. Основные особенности системы Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов. Сертифицированные ФАПСИ средства шифрования и электронно-цифровой подписи. Контроль выполнения работ и контроль исполнения поручений. Динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации. Полноценный механизм контроля версий. Создание любых форм отчетности и "полное присоединение" разработанного макета отчета к системе. Работа в распределенных корпоративных сетях, распределение объемов хранения между серверами. Интерфейс и функции рабочего места пользователя могут быть настроены на требования к конкретному рабочему месту и конкретным должностным обязанностям пользователя в системе организованного документооборота Также стоит отметить сертифицированную Microsoft СУД VisualDoc фирмы "ЦентрИнвестСофт", материал о которой представлен на страницах приложения. - А.А.

Microsoft Exchange использует концентратор в качестве папки (это может быть общая папка или личная папка на сервере). Такого рода применение дает возможность доступа с помощью почтового клиента или программы просмотра ресурсов Web, так как к папке можно обратиться, используя и тот и другой механизм. Можно, например, послать почтовое сообщение в общую папку по адресу pf@company.com с помощью любой почтовой программы или получить доступ с помощью сервиса Web в Microsoft Exchange по адресу www.company.com/org/site/server/pf. Другими словами, может использоваться широкий спектр клиентских программ, включая многофункциональные клиенты MAPI (Exchange и Outlook), клиенты POP (Internet Mail Client в Internet Explorer, Eudora) и программы просмотра ресурсов Интернета (Microsoft Internet Explorer или Netscape Navigator).

В Exchange включен свой "ориентированный на сообщения" механизм работы с правилами с помощью таких возможностей, как folder assistant или inbox assistant. Текущее применение позволяет проверять выполнение условий, основываясь на свойствах сообщения: размер, отправитель, время приема, настраиваемые свойства MAPI и т. д. Этот механизм также позволяет выполнять перемещение, копирование, удаление, пересылку или отсылку ответа. В него теперь добавлены средства работы со сценариями, для того чтобы иметь возможность выполнять те или иные "действия", когда выполнены определенные условия. Эти два механизма используют концентратор (папку) для определения поведения приложения. Расширение технологии Exchange будет заключаться в следующем:

• возможность устанавливать связи между сообщениями. То есть определять, что сообщение относится к другому сообщению как часть процесса автоматизации. Простым примером может служить сопоставление ответа на исходное сообщение. Эта связь будет устанавливаться с использованием строки идентификации сообщения (message-id) в заголовке SMTP (RFC 822) (таким образом, эта возможность будет поддерживаться также при работе с сообщениями, адресованными через Интернет в другие компании);
• возможность объединять сообщения. Эта новая технология будет способна объединять свойства сообщений, связанных с первоначальным сообщением. Примером может служить приложение для голосования, где в первоначальное сообщение вставляется информация о количестве одобривших это сообщение участников;
• возможность разрешения ролей (resolve roles). Механизм обработки правил и сценариев будет способен разрешать роли, как это требуется процессом автоматизации. Разрешение ролей - это задача связывания логической роли в деловом процессе с конкретным получателем сообщения. Эти роли могут храниться в каталоге Exchange в качестве свойств либо находиться во внешней базе данных;
• возможность выполнения определенных действий (сценариев). Это наиболее мощная возможность платформы - выполнение определенных действий при удовлетворении определенным условиям. Платформа будет поддерживать самые разнообразные действия: от простого запроса к адресной книге для составления и отсылки почтового сообщения до сбора информации из базы данных. Эта платформа будет первоначально поддерживать VB Script, а позднее и Java Script, что обеспечит простой и гибкий механизм разработки действий для конкретного процесса. Microsoft рассчитывает на создание дополнительных сценариев третьими фирмами, что еще больше упростит для конечного пользователя процесс разработки приложений;
• возможность обслуживать и производить определенные действия в соответствии с текущим состоянием процесса. Система автоматизации деловых процессов обслуживает элементы процесса и позволяет выполнять действия, когда реализуются определенные условия. Это можно представить как возможность программного агента (folder assistant) выполнять указанные действия, когда совокупность свойств элемента отвечает определенным условиям (например, четверо из пяти рецензентов одобрили документ);
• возможность регистрировать ход выполнения процесса. Регистрация будет включать в себя отслеживание элементов процесса автоматизации и анализ эффективности процесса. Опубликованные спецификации формата и содержимого этих журналов регистрации помогут третьим фирмам создавать специфические отчеты для вертикальных приложений, созданных для Exchange.