Российская компания «ИнтерПроКом Лан» представила новое коммерческое приложение для Lotus Notes – систему управления документооборотом «Эскадо».

«Эскадо» предназначена для организаций средней величины, уже использующих Notes в качестве основы корпоративной сети, и представляет собой развитую архивно-поисковую систему с иерархическим порядком хранения документов. Это приложение позволяет автоматизировать большинство операций обработки документов, начиная с их создания и заканчивая отправкой в архив. Программа предусматривает ведение тематических баз данных по основным видам деловых документов. Она формирует единое информационное пространство, в котором документы не привязаны жестко к месту хранения.

В «Эскадо» каждый документ представляет собой определенную область, дополненную инструкциями по разграничению доступа и различной служебной информацией. Система позволяет без участия оператора (руководствуясь ранее заданными параметрами) перемещать документы, отправлять их в нужные отделы, вести статистику, обновлять тексты при внесении поправок в один из документов, а также автоматически вносить дату, время, имя автора (для зарегистрированного пользователя), название организации и даже графическую подпись. Подобные возможности обеспечиваются модулем «Контроль исполнения», в обязанности которого входит, в частности, проведение документа по циклу визирования (если о документе «забыли», программа о нем напомнит). В пакет включен набор типовых шаблонов, используемых при создании документов. Кроме того, пользователь может создать новые шаблоны самостоятельно.

  «Эскадо» может самостоятельно рассылать документы по e-mail или факсу, а также проследить за отсылкой их обновленных версий.

Программа работает с текстовыми и графическими документами, а также со звуком и видео. Секретность обеспечивается средствами Notes.

 Структурно «Эскадо» состоит из двенадцати базовых модулей, представляющих собой тематические базы данных, доступ к которым осуществляется из главного меню. К основным модулям можно добавлять новые или докупать специализированные. Для документов, которые трудно отнести к определенной тематической БД, существует отдельное хранилище. В крайнем случае можно создать просто новую базу данных. Базы данных «Эскадо» хранят входящие, исходящие и внутренние документы. Здесь же автоматически ведется статистика текущих дел и сохраняются показатели завершенных. Шаблоны и документация также хранятся в отдельных БД. Наконец, стоит упомянуть БД по внешним контактам, не входящую в базовую поставку. В ней ведется повременной учет всех деловых связей с партнерами или клиентами.