Вы, наверное, заметили, что в предприятиях обслуживания, магазинах, кафе и ресторанах стали появляться новые кассовые аппараты, считывающие штрих-код, а в подсобных помещениях деловито жужжат компьютеры. Зачем это нужно?

Давайте ненадолго поставим себя на место директора или владельца торгового предприятия. Типичная ситуация при ручном(бумажном)ведении учета выглядит примерно так.

• Высококвалифицированные бухгалтеры перегружены работой, а болезнь или отпуск одного из них – это почти катастрофа.

• Товароведы вместо поиска новых поставщиков целый день заполняют какие-то амбарные книги.

• Ежедневный учет по тысячам наименований товара крайне затруднителен, поэтому обычно подсчитывается только общее количество товара на складе. И для того, чтобы определить, какой товар продан, а какой остался, необходима частая инвентаризация ("Закрыто на учет").

• Никто точно не знает, продан ли принятый на реализацию товар, и директор весь день проводит в спорах с поставщиками.

• Магазин не может гибко изменять цены, потому что для каждого изменения необходимо заново пересчитать все остатки товара.

• Если при инвентаризации обнаружена недостача, то определить ее причину почти невозможно. А если – излишек, означает ли это, что покупатели забыли покупку? Вовсе нет – оказывается, поступил аналогичный товар из новой партии по более высокой цене, а акт переоценки куда-то пропал.

• Продавцам выгодно завышать цену, а дирекция не в состоянии это проверить. Именно в таких магазинах покупатель сталкивается с завышением цен и пересортицей.

• Потери магазина из-за отсутствия товарного учета составляют от 5 до 30 процентов (!) общего дохода.

Кажется, все ясно. Если мы хотим, чтобы магазин работал на уровне мировых стандартов, а продавец думал о том, как лучше обслужить покупателя, а не о том, как его обмануть, – нужно учитывать каждый товар в магазине. Какие затраты на это потребуются? Какой дополнительный персонал? Окупятся ли эти затраты? С чего начать?

Лучше всего обратиться к независимой фирме – системному интегратору, которая проведет анализ ситуации и представит вам несколько вариантов поставки техники и программного обеспечения.

К сожалению, в настоящее время фактически не существует фирм, полностью не зависящих от поставщиков техники и ПО, поэтому обычно такой анализ либо заказывается двум-трем фирмам, либо проводится собственными силами.

Давайте оценим затраты на автоматизацию с учетом масштабов деятельности вашего предприятия.

Если у вас престижный магазин с большим ассортиментом и одной-тремя кассами, то целесообразно выбрать систему с компьютерными кассами, называемыми POS (Point-Of-Sale).

Касса представляет собой компьютер со специальными интерфейсами для кассового ящика, дисплеем в две-три строки текста для покупателя, ключами ограничения доступа и специальной фискальной платой, которая согласно российским законам фиксирует ежедневную выручку. Компьютерную кассу, подключенную к сети, можно запрограммировать для учета специфических требований предприятия (цвета, размера, артикула, серийного номера товара, продавца товара и др.). Только такая касса может обрабатывать магнитные и микропроцессорные карты, а также собственные предоплатно-дисконтные карты магазина.

Наконец, компьютерные кассы позволяют получить полный контроль над действиями работников. Поскольку касса считывает штрих-код, продажа незарегистрированного товара невозможна; к тому же значительно реже ошибается кассир.

Наиболее известные модели компьютерных касс – (PC POS, IPC GRS, Siemens Bettle 60, Omron 3000 – продают фирмы "Сервис плюс', СП "Цветочное", "Фит", а также их дилеры. В последнее время все больше фирм -среди них наиболее известны "Пилот", "Прокард системе", "Ф-10" -предлагают кассы от нескольких производителей.

При небольшом количестве касс в магазине хорошо работают почти все предлагаемые сегодня системы учета. Вы можете выбрать одну из них "на вырост" с учетом возможного расширения торговли, а можете сэкономить, выбрав систему, соответствующую текущим Потребностям магазина.

Затраты на установку системы с использованием компьютерных касс составляют 5-12 тыс. долларов на один аппарат (включая стоимость аппаратуры и программного обеспечения).

У вас крупный супермаркет (на 5-15 касс). Вам имеет смысл брать только систему, прошедшую проверку в магазине такого же масштаба. Стоимость систем для супермаркета составляет от пяти до одиннадцати тысяч долларов на один аппарат (включая стоимость аппаратуры и программного обеспечения).

Если у вас магазин с небольшим потоком покупателей, и не хватает средств на компьютерные кассы, вы можете приобрести более дешевые аппараты, имеющие связь с компьютером. Это менее удобно, и к тому же программное обеспечение для таких систем более "сырое", так как появилось в России на два года позже.

В некоторых магазинах рядом с недорогим кассовым аппаратом ставится малогабаритный компьютер. В этом случае используется программное обеспечение вышеуказанных фирм с расчетом на постепенную замену компьютеров кассами. При таком решении затраты на ПО составляют 0,5-1,5 тыс. долларов на рабочее место.

В вашем ведении сеть торговых предприятий. Вам однозначно нужно использовать компьютерные кассы. Только в этом случае вы сможете контролировать состояние складов и наблюдать динамику продаж. В сети торговых предприятий особенно выгодно использовать собственные микропроцессорные расчетные карты для предоставления скидки клиентам.

У вас предприятие сервиса. Предложение на рынке программного обеспечения для предприятий обслуживания (гостиниц, химчисток, аптек, фотосалонов и пр.) крайне ограничено. Это связано с тем, что алгоритм работы кассира и формы документов сильно различаются в зависимости от сферы деятельности. Обычно программное обеспечение производится на заказ. Некоторые из вышеуказанных фирм занимаются разработкой либо модификацией программного обеспечения. Стоимость подобного ПО – от 4 тыс. долларов и может различаться на порядки.

У вас – ресторан. Среди поставщиков систем для ресторанов наиболее известны фирмы "Инкомсофт", Micros и DCS. Эти системы довольно сильно отличаются друг от друга, однако достигают главной цели -обеспечить полный учет количества и состава блюд, переданных из кухни официанту. Их стоимость (с оборудованием и установкой) – от трех до пятнадцати тысяч долларов на одного официанта.

Вы владелец кафе, столовой, кулинарии. В отличие от магазина или ресторана, здесь жизненно необходимо наличие калькуляции и обратного пересчета изготовленных блюд на потребленные ингредиенты для точного ведения склада.

Итак, вы затратили на автоматизацию десятки тысяч долларов, ввели дополнительную штатную единицу для обслуживания техники, выделили человека, который постоянно вводит документы в компьютер. А что получили взамен?

Управляющий персонал, менеджеры, главный бухгалтер освобождаются от рутинной работы и более эффективно выполняют свои непосредственные обязанности.

Вы можете не опасаться болезни бухгалтеров. От работника требуется лишь точно выполнять должностные инструкции – и вся бухгалтерия в порядке.

Затем, вы можете оставить свое предприятие на любой срок, не опасаясь злоупотреблений персонала. Какой товар, когда, кем и по какой цене продан – все учтено системой.

Ваши менеджеры теперь точно осведомлены об остатках товара на складе. В результате время оборота товаров уменьшилось, что позволило высвободить до 15 процентов оборотного капитала.

Благодаря использованию штрих-кода скорость обслуживания покупателей увеличилась на 5-20, а товарооборот в "час пик" – на 2-10 процентов.

Точный учет и определение каналов утечек товара снизили потери на 2-5 процентов от товарооборота.

У вас появляется возможность проводить маркетинговые программы: применять специальные скидки для привлечения клиентов в дневное время или выходные, использовать собственные предоплатно-дисконтные карты или карты накопительной скидки для формирования круга постоянных клиентов, обслуживать льготные категории клиентов, помогать местной администрации проводить социальные программы. Все это повышает устойчивость предприятия, оберегает от снижения оборотов и позволяет сократить расходы на рекламу.

Очевидно, что затраты на автоматизацию окупаются за короткий период. Однако помимо финансовой окупаемости есть более важный фактор – это стремление повысить качество обслуживания клиентов до мирового уровня.