Когда речь заходит об автоматизации в сфере торговли, коммерции и управления, первое, что вспоминается, – это идея "безбумажной технологии". Достоинства последней общеизвестны (по крайней мере в них верят), экономия времени и трудовых ресурсов, упрощение доступа к документам, использование сетевых коммуникаций для обмена информацией как между отдельными работниками внутри учреждения, так и между самими организациями. А экологи говорят, что переход к этой технологии крайне полезен и сохранит от вырубки немало деревьев.

Впрочем, данная статья не о мотивах перехода к новой технологии, а об одном из тиражируемых отечественных решений на платформе Lotus Notes.

Система комплексной автоматизации торговли (СКАТ), разработанная московской фирмой InterProCom Lan, позволяет автоматизировать деятельность предприятий, занимающихся торговыми операциями. Система разработана и функционирует на базе пакета Lotus Notes.

В условиях цивилизованного бизнеса каждая торговая операция должна находить свое отражение в соответствующем документе. Поэтому в основу СКАТа положена база разноформатных документов (счета, накладные, заказы и т.д.), дополненная удобным пользовательским интерфейсом, позволяющим легко находить нужные документы, вводить новые, анализировать деятельность предприятия, формировать бухгалтерскую отчетность. Кроме того, система дает возможность полностью автоматизировать отдел кадров(что само по себе выходит за рамки автоматизации торговли). Другой весьма полезный компонент системы – справочник, позволяющий получать и вводить информацию о курсе доллара (причем курс доллара используется системой при выписке счетов), а также фирмах-партнерах и покупаемых/продаваемых продуктах.

Все вышеперечисленные средства оформлены в виде нескольких модулей, каждый из которых может использоваться отдельно или совместно с другими.

Систему можно сконфигурировать с учетом потребностей конкретной организации, включив в нее только необходимые модули, а при появлении новых задач – расширив дополнительными. В полной конфигурации СКАТ состоит из шести компонентов: "Склад комплектующих", "Склад готовой продукции", "Входящие/выходящие документы", "Ввод новых документов", "Справочник" и "Кадры".

"Склады"

Первые два модуля позволяют оперативно получать информацию относительно комплектующих и готовой продукции. Система предельно упрощает доступ ко всем документам, связанным с покупкой и продажей (документы отсортированы по счетам, накладным и фирмам), и позволяет поэтапно отслеживать поставку продукции. Пользователь имеет доступ к списку проданных/купленных видов продукции, что дает возможность анализировать ее спектр и прибыльность, а также отслеживать наличие продукции на складе. Кроме того, здесь имеются средства оперативного анализа деятельности предприятия по счетам и средства подготовки бухгалтерской отчетности.

"Кадры"

Этот модуль позволяет полностью автоматизировать рутинные операции учета кадров. База данных может хранить подробную информацию о сотрудниках, включая фотографии, сведения о воинском учете, повышении квалификации, переподготовке и т.д. Как и положено, отслеживаются назначения, перемещения, увольнения, штатное расписание, вакансии и отпуска (возможно даже планирование отпусков). Модуль может использоваться как самостоятельно, так и интегрироваться в автоматизированную систему, что дает по крайней мере одно преимущество – при выписке доверенности в документ автоматически заносятся данные о сотруднике.

Настройка системы

СКАТ легко настраивается на специфику и условия работы конкретной организации и быстро отслеживает изменение законов и форм документов, поскольку для продуктов Notes подобные ситуации – отнюдь не трагедия. Система обладает гибкостью, столь необходимой в условиях нестабильного российского рынка. Настройка СКАТа предусматривает и автоматический ввод повторяющихся данных, "подставляемых" в документы при их оформлении. Сюда относятся сведения о фирме (название, банковские реквизиты и адрес), данные для выписки счетов (процент увеличения курса доллара, НДС, спецналог и т.д.), платежных поручений, заявлений на перевод, заказов и т.п.

Освоение и использование

СКАТ очень прост в освоении и использовании Система ориентирована на конечного пользователя и предоставляет удобный современный интерфейс. Ручной ввод информации почти не требуется, а достаточно сложные операции сводятся к нескольким нажатиям кнопки мыши. Более квалифицированные пользователи могут самостоятельно расширять систему, используя встроенные возможности пакета Lotus Notes.

К системе прилагается подробная документация (как в бумажном, так и в электронном виде), которая содержит пошаговое описание всех операций. Пожалуй, недостает только контекстной справочной системы.

СКАТ предусматривает возможность разграничения прав доступа для различных групп, руководства, бухгалтерии, сотрудников и т.д. Для каждой базы данных, отдельного документа и даже для отдельного поля могут быть установлены список пользователей, имеющих право доступа, их функции и привилегии для доступа к выбранной информации.

В ближайшее время ожидается, по словам разработчиков, выход новой версии СКАТ для Lotus Notes г.4. В InterProCom Lan обещают, что СКАТ станет быстрее и удобнее: в частности, появятся многооконный интерфейс (который облегчит одновременную работу с несколькими компонентами системы) и другие приятные нововведения.

От редакции: Ничего сверхвыдающегося в этом СКАТе, конечно, нет Может даже показаться странным, с чего это вдруг мы публикуем материал об очередной связке АРМов, которые только ленивый не разрабатывает. Хотя справедливости ради стоит отметить, что СКАТа многие пользователи и спецы хвалят, – сам слышал. Похоже, наконец-то сделана нормально работающая, тиражируемая система, не претендующая на звание лауреата, нового слова в информатике и системах учета.

Для нас же представляла интерес еще одна иллюстрация удачного (и, судя по всему, позволившего без мучений выполнить проект) выбора платформы. Действительно, если СКАТ и в самом деле хорош, то основная заслуга в этом принадлежит именно Lotus Notes.

Число компаний и организаций, использующих Lotus Notes в качестве платформ для разработки, растет И среди них не только упомянутые в нашем обзоре InterProComm Lan и "ИнтерТраст", но и "АйТи", Институт развития Москвы, МКТ Банк, a ComputerLand и RedLab являются сертифицированными Lotus центрами обучения С момента выхода 4-й версии Notes прошло почти полгода, и скоро, похоже, можно будет увидеть десятки новых систем, использующих преимущества этой платформы Если так, то соответствующий рассказ об этих системах за нами.

 Денис Викторов