Lotus Notes – технология обработки и хранения документов, в каком-то смысле уникальная. Это одно из наиболее мощных и качественных современных средств для построения систем коллективного пользования, разработки деловых приложений. Данная статья посвящена семейству программ OfficeMedia компании "ИнтерТраст Лтд", созданных на базе Notes и предназначенных для автоматизации управления и делопроизводства.

Почему Notes?

При грамотном использовании Lotus Notes позволяет существенно увеличить деловую активность людей, работающих вместе, заснет сокращения времени и улучшения качества ежедневных деловых процессов – таких как хранение и обработка информации, обслуживание клиентов и т.д. Уникальная технология хранения и обработки документов, обеспечивающая безопасность данных на сетевых серверах и быстрый доступ к ним всех сотрудников одной или нескольких организаций, стала причиной того, что Lotus Notes часто рассматривают в качестве фактического стандарта в области программного обеспечения коллективного пользования.

Пакет предоставляет удобную платформу для справочных баз данных, в частности, для внутренних документов фирмы, инструкций и руководств, а также для регистрации исходящей и входящей корреспонденции, поступающей информации – например, при ответах на запросы Notes может использоваться и для документирования процесса ответа на запросы, отслеживая события и избавляя от проблем, связанных с определением возможного местонахождения информации. Именно поэтому Lotus Notes становится сегодня все более популярной основой при построении деловых коммерческих приложений. Архитектура Notes содержит механизмы, позволяющие легко синхронизировать базы данных Notes, даже если они находятся на разных компьютерах или даже в разных офисах. При этом базы данных Notes могут располагаться как на серверах, так и на компьютерах отдельных пользователей.

Еще одной сильной стороной Notes является гибкость средств получения и просмотра данных. Информация может вводиться с использованием стандартных заготовок форм и бланков, создаваемых внутри Notes, или импортироваться из множества популярных форматов представления данных. Поля БД Notes могут содержать все что угодно – числа, даты, текст, графику, звук, видеоизображения и даже мультимедиа.

Поскольку Lotus Notes содержит встроенную электронную почту, имеется возможность автоматически задействовать компьютерную сеть внутри офиса и каналы связи между фирмами. Использование почты Notes позволяет решать не только традиционные задачи передачи сообщений, но и обеспечивает интеллектуальную маршрутизацию сообщений, например, между разными уровнями иерархии в организации.

Так, база данных со счетами расходов может допускать применение электронной почты следующим образом пользователь вводит нужную информацию, и она тут же сообщается менеджеру, а после того, как последний одобрит или отвергнет предлагаемые расходы, все данные будут автоматически переданы соответствующим исполнителям. Каждый из сотрудников офиса может иметь на сервере Notes свой почтовый ящик – стандартную базу для хранения электронных писем Кроме того, на сервере Notes имеется общая для всех база "Имена и адреса", содержащая имена и адреса всех сотрудников офиса и адреса для выхода на серверы других офисов Сотрудник со станции может подготовить электронное письмо, приложить к нему файл с документами из баз данных, выбрать из списка адресата или группу адресатов и отправить им сообщение. Рассылку Notes берет на себя.

В целом Lotus Notes является универсальным программным продуктом, включающим в себя совокупность нескольких ключевых технологий:

 – средства для работы групп пользователей с совместно используемыми данными в рамках локальных и глобальных компьютерных сетей,

 – документно-ориентированная БД, позволяющая хранить данные произвольного формата, включая текст, графику, звук, видеоизображения и мультимедиа,

 – средства тиражирования данных и создания территориально распределенных информационных систем,

 – встроенная электронная ????? обеспечивающая маршрутизацию документов,

 – система защиты информации.

Таким образом, Lotus Notes во многих случаях является идеальной технологией для автоматизации делопроизводства в организации – от рабочего места одного пользователя до всего коллектива в целом Встроенные возможности для разработки приложений позволяют развивать уже существующие и создавать собственные базы данных. При этом сам пакет Lotus Notes предлагает более 20 шаблонов баз данных, которые уже готовы к использованию. Имея навыки разработки приложений (как правило, для этого достаточно быть просто квалифицированным пользователем), легко можно адаптировать их для своих целей.

-

Office Media

Компания "ИнтерТраст Лтд" одна из первых в России взялась за разработку коммерческих приложений на платформе Lotus Notes. Она уже выпустила на рынок несколько завершенных "коробочных" систем для автоматизации делопроизводства и документооборота. Эти продукты объединены торговой маркой OfficeMedia – интеллектуальной системы информатизации и автоматизации документооборота.

В состав OfficeMedia входит несколько комплектов, состоящих в свою очередь из набора прикладных баз данных. Это комплекты "Делопроизводство", "Управление и планирование", "Внешние контакты", а также системы "OfficeMedia-Дело-вые контакты", "OfficeMedia-Кан-целярия" и "OfficeMedia-Управление продажами". Разница между системой и комплектом следующая первая является единой интегрированной средой, объединяющей в себе все информационные процессы, а в комплект, напротив, заложен принцип модульности, т. е. существует возможность как независимого, так и совместного использования всех входящих в него программных модулей. Все системы работают в единой среде Lotus Notes.

Комплект "Делопроизводство" предназначен для автоматизации работы "канцелярских" служб предприятий. В него входят восемь баз данных, особый интерес из которых представляет БД "Картотека канцелярии", позволяющая фиксировать регистрационные номера документов, циркулирующих в организации, и осуществлять текущий контроль за местонахождением любого документа, зарегистрированного в БД. Процесс обработки построен по "классической" картотечной системе, используемой для регистрации документов практически в любой организации. В состав "Картотеки канцелярии" входят такие подсистемы, как "Картотека входящих писем", "Картотека исходящих писем", "Картотека контрактов", а также картотеки архивных документов, приказов, документов для служебного пользования. В базе данных реализована система контроля за выполнением приказов, документов, поступающих по почте, и контрактов, – ответственные за исполнение документа работники получают уведомление по электронной почте с указанием контрольных сроков исполнения.

Остальные базы данных "Делопроизводства" как бы дополняют картотеку Базы данных "Входящие письма" и "Исходящие письма" служат для подготовки, хранения и просмотра корреспонденции. Предусмотрена возможность помещать в базу данных отсканированный образ входящего документа, а также осуществлять автоматическое распознавание текста при помощи OCR-программ. Система предоставляет различные возможности сортировки и поиска корреспонденции в базе данных, размещения в папках.

В базе данных "Исходящие письма" имеется возможность использовать различные стандартные бланки для отправляемой корреспонденции (факс, телекс, телетайп), реализован механизм согласования и визирования проекта любого исходного документа на основе электронной почты Notes. С этой целью в БД создан набор типовых сценариев согласования документов БД "Договоры" предназначена для хранения текстов договоров организации и всех связанных с ними документов (переписка, текущая информация о выполнении). Реализована библиотека шаблонов договоров, что позволяет максимально облегчить процесс их подготовки, а также механизмы согласования и сортировки документов. Назначение баз данных "Электронная библиотека документов", "Картотека библиотеки" и "Картотека аудио-видеозаписей" ясно уже из их названий БД "Справочник организации" отображает иерархическую структуру организации и ориентирована в первую очередь на тех, кто нуждается в быстром получении информации о структуре предприятия, месте работы и телефонах его сотрудников.

Во второй комплект – "Управление и планирование", предназначенный для автоматизации деятельности служб, отвечающих за информационную поддержку организационно-распорядительной деятельности руководства предприятий, – входит девять баз данных БД "Отдел кадров" автоматизирует работу типового отдела кадров предприятия – в ней используется стандартная личная карточка (форма Т-2) с фотографией сотрудника и его личной подписью. Кроме того, на основе существующих форм можно создать собственные формы учетных документов, учитывающие специфику организации "Проекты и мероприятия" позволяет контролировать расписание проведения работ и мероприятий отдельными сотрудниками, рабочими группами и коллективом организации в целом. Мероприятие планируется как бы сверху вниз, с последующей детализацией и закреплением за сотрудниками обязанностей по выполнению конкретных заданий, о чем они оповещаются по электронной почте.

Остальные базы данных, входящие в состав комплекта, предназначены для согласования, планирования работ и мероприятий, контроля за их выполнением, а также для автоматизации подготовки официальных документов – в общем, этот комплект призван помочь освободиться от рутинных операций в работе "Связующей нитью" здесь является электронная почта Notes, которая берет на себя всю заботу по информированию пользователей баз данных.

Комплект "Внешние контакты" предназначен для информационной поддержки работы с внешними организациями и является полезным, в первую очередь, для секретарей референтов и менеджеров, отвечающих за работу с клиентами На каждый из контактов создается описание или досье, содержащее все информацию по нему -адреса и реквизиты организации, имена руководителей и сотрудников, переписка, договора, замечания, комментарии, конфиденциальные заметки и т.д. – иными словами, все, что связывает вас с данной организацией или компанией.

Система "OfficeMedia-Деловые контакты" ориентирована на автоматизацию деятельности служб предприятия, отвечающих за маркетинг, торгово-закупочную деятельность и другие направления работы, относящиеся к деловым контактам организации. Система имеет высокую степень интеграции всех компонентов и удобный интуитивно понятный интерфейс. Реализованы контекстная помощь, подсказки, экранные кнопки, что позволяет малоквалифицированному пользователю легко ориентироваться в среде.

"OfficeMedia-Канцелярия" включает в себя семь шаблонов баз данных, тиражируемых в зависимости от масштаба предприятия, и ориентирована на автоматизацию документационного обеспечения. С ее помощью можно регистрировать всю входящую корреспонденцию организации, подготавливать, хранить и просматривать официальную исходящую корреспонденцию, вводить распознанную с помощью OCR информацию, вести полный контроль переадресации документов при их передвижении по организации, их исполнения, а также подготавливать официальные распорядительные документы, формировать отчеты и т.д. В системе реализована распределенная обработка документов, что позволяет, с одной стороны, централизованно хранить важные документы, а с другой – создавать локальные базы данных подразделений.

Система "OfficeMedia-Управление продажами" предназначена для информационной поддержки работы с потенциальными клиентами. Обеспечивается хранение и обработка информации о клиентах (описания организаций, сотрудников, контактов, а также переписка, договоры и т.п.). В основу функционирования системы положена западная концепция стратегических продаж, нацеленная на оптимизацию стратегии работы с потенциальными клиентами.

* * *

Использование стратегического продукта Lotus Notes и, наряду с ним, созданных специально для российского пользователя баз данных позволяет создать мощную систему информатизации и автоматизации деловых процессов и документооборота в организации. Кстати, по имеющимся у нас данным, специалисты "ИнтерТраст Лтд" в основном завершили работу по адаптации своих систем для недавно вышедшего 4-го релиза Lotus Notes Причем это не просто перевод предыдущей версии систем на новую платформу, а, скорее, реализация всего накопленного опыта по автоматизации делопроизводства и документооборота с учетом новых, неизмеримо больших возможностей новой версии Lotus Notes. Надеемся, что этот рассказ о конкретном проекте, базирующемся на платформе Lotus Notes, позволит читателю лучше представить себе возможности этой инструментальной системы.

В состав OfficeMedia входит несколько комплектов, состоящих в свою очередь из набора прикладных баз данных Это комплекты "Делопроизводство", "Управление и планирование", "Внешние контакты", а также системы "OfficeMedia-Деловые контакты", "OfficeMedia-Канцелярия" и "Office-Media-Управление продажами".